Studium . Un lavoro più organizzato, più economico, più efficace. Meno carta più sicurezza.
Studium è un modulo basato sulla tecnologia IBM/Lotus che permette di introdurre in azienda la gestione del “senza carta” sviluppando la capacità di fornire e diffondere tutte le conoscenze e allo stesso tempo facilitare la reperibilità di moduli, registrazioni e istruzioni di lavoro.
Il modulo gestisce tutta la documentazione interna prodotta dallo Studio, organizzandola sia per cliente, sia per una serie di parametri che caratterizzano il documento, agevolando e velocizzando la sua distribuzione all’interno e all’esterno. Ogni attività è parametrizzata secondo il fascicolo e l’ambito cui fa capo garantendo così facilità di ricerca.
Abbiamo inoltre predisposto la parametrizzazione per l’inserimento dei
documenti, basata su realtà specifiche dei consulenti del lavoro, al fine di semplificare e ridurre il margine d’errore in fase di registrazione.
Semplicissimo inviare via e-mail o via fax eventuale documentazione creata dall’utente oppure archiviare documenti provenienti dalla posta elettronica o da altri sistemi.
Studium garantisce un alto standard di sicurezza per l’accesso alle informazioni, in quanto si basa su tecnologie di IBM/Lotus, incontrastata leader di mercato per la sicurezza. Inoltre il sistema integra la firma digitale sia leggera, a uso interno, che pesante, rispondendo così alle esigenze di validità giuridica del documento firmato digitalmente.
STUDIUM, fatevi guidare dalla semplicità
Il sistema permette di gestire e archiviare tutti i documenti pro- dotti dallo studio (anche provenienti da diversi software di gene- razione) fascicolando insieme tutta la documentazione eventua- le a corredo (inclusi fax, mail, scansioni, ecc.).
Grazie ad un apposito pulsante viene generata una semplice maschera di introduzione che consente di inserire tutte le principali informazioni necessarie per l’archiviazione e, unitamente, di allegare la documentazione già a disposizione in uno o più file o direttamente tramite scansione dei documenti cartacei.
In ogni momento è comunque possibile aggiungere, quale allegato, qualsiasi tipologia di file oppure aggiungere una mail, una scansione o un fax.
Per facilitare l’acquisizione di documenti multipli gene- rati da altri software (paghe, ecc.) è disponibile la modali- tà interattiva. Per ogni documento in arrivo il programma allega il file, e l’operatore poi completa i parametri, even- tualmente consultando gli al- legati direttamente da questa maschera, senza necessità di dover cercare i file nella loro cartella di origine.
Le viste: tutte quelle che rispondono alle vostre esigenze.
Le viste sono lo strumento più rapido ed efficace per effettua- re una ricerca all’interno del gestore documentale. Permettono, infatti, di visualizzare tutti (o parte) i documenti inseriti in base ad uno specifico parametro a essi associato; in questo modo all’interno di tutti i documenti archiviati vengono “estrapolati” solo quelli riguardanti una specifica esigenza.
Molto utile, per esempio, la vista dei Documenti per mese che mostra alcuni dei documenti inseriti, divisi per tipologia e raggruppati per mese di competenza.
Il modulo base mette già a diposizione le principali viste, ma su richiesta possono essere implementate nuove viste in relazione alle specifiche esigenze di archiviazione e di ricerca dello Studio.
STUDIUM PLUS: maggiore automatismo, minor tempo per l’archiviazione, massima sizurezza.
STUDIUM è un software modulare che consente allo Studio di scegliere un livello superiore di automatismo. STUDIUM PLUS prevede l’archiviazione dei documenti attraverso l’utilizzo di barcode bidimensionali ed elaborazione dei file PDF in arrivo da enti o altre aziende (ad es. INPS, ecc.)
Ad esempio, per i documenti prodotti digitalmente dallo studio che necessitano la compilazione da parte di terzi, è prevista una modalità di archiviazione che consente di inserire automaticamente il documento compilato accanto a quello originario. I documenti cartacei in arrivo allo Studio possono essere gestiti semplicemente con l’apposizione di un’etichetta con codice a barre che riporta il Cliente che lo ha presentato. Il documento verrà quindi scansionato ed elaborato in maniera che l’impiegato responsabile di quel Cliente si troverà automaticamente il documento presente nell’elaborazione “acquisizione interattiva”.
Con questo modulo è inoltre possibile archiviare automaticamente i file PDF di ricevute prodotti dall’INPS, dall’Agenzia delle Entrate, ecc. Il modulo è in grado di leggere il file PDF complessivo che contiene le ricevute (ad es. i DM10) per tutti i clienti dello studio, estrapolarne le pagine relative ad ogni cliente e procedere quindi all’archiviazione automatica tra i dati di ogni singolo cliente.
Richiedi informazioni
Puoi richiedere informazioni telefonando al numero 0433.2465 o compilando il modulo seguente.